Folleto Informativo

Como  llevar a cabo su Migración a Windows 7

Guía para la Planeación y Ejecución de una Migración Exitosa a Windows 7

• Umesh Shah

Administrador Senior, Marketing Del Producto

• Adrienne McAninch

Administrador de Marketing del Producto Senior

• Numara Software

8 de Enero del 2010

Resumen Ejecutivo

Para la mayoría de los departamentos TI, una migración a Windows® 7 es inevitable. Como muchos otros clientes, un porcentaje alto de negocios nunca se migraron de Windows XP a Windows Vista®, pero ahora los días para XP están contados. El depto. IT debe de asegurar que Windows 7 se encuentre entre sus planes y también debe pensar en desechar Windows XP ya que el soporte para este último será descontinuado para el año 2014.

De acuerdo con Annette Jump de Gartner®: “La imagen negativa que Windows Vista generó en muchas compañías de negocios debido a problemas con la compatibilidad de hardware y software dará como resultado que muchas compañías no desplieguen Vista, en cambio se saltarán directamente a Windows 7. El retraso en los despliegues de Windows Vista durante los años 2009/2010 y el incremento en el número de compañías planeando saltarse Windows Vista generarán un mayor auge en el despliegue de Windows 7 a mediados del año 2011.

Para aquellos que si hicieron el salto a Windows Vista, Windows 7 ofrece las tan deseadas características “pulidas” que complementan las actualizaciones de Vista. Una usabilidad altamente mejorada, un control más fácil y una seguridad aumentada son solo unas cuantas razones por las cuales los usuarios de Vista se muden a versiones más nuevas.

Hay una lista interminable de opiniones acerca de cuándo y si las organizaciones deben de mudarse a Windows 7. Para toda perspectiva favorable del nuevo sistema, parece haber una negativa que se le oponga.  Si usted decide que Windows 7 le va bien a su organización, los expertos de la industria y analistas advierten iniciar las preparaciones para la migración con 12 ó 18 días de anticipación. De acuerdo a la investigación de Forrestrer®, normalmente para las organizaciones grandes toma un año o más probar todas sus aplicaciones para asegurar que estas funcionen correctamente con el nuevo sistema operativo. Los expertos recomiendan tomar los siguientes pasos de manera inmediata.

• Iniciar o acelerar las pruebas de la compatibilidad de aplicaciones comparándolas con el código RTM de Windows 7.
• Planear la rotación de Windows 7 en pequeños lotes empezando por el hardware nuevo.
• Medir los costos y beneficios de actualizar las máquinas existentes con al menos 2 GB de memoria RAM.
• Empezar a desarrollar sesiones de entrenamiento y guías de consejos y trucos para los usuarios.
• Preparar – y tomar en cuenta – a aquellos usuarios apoderados que quieren ser los primeros en mudarse.

“Cinco problemas que las empresas deberían de examinar antes de mudarse a Windows 7” según Gartner

1.       Planear el desecho de Windows XP para finales del 2012 – Microsoft dará soporte a  Windows XP con reparaciones de seguridad hasta Abril del 2014, pero la experiencia del pasado nos muestra que los proveedores de software independientes (ISVs) pararán de probar mucho antes. “Las nuevas liberaciones de software de negocios críticos requerirán Windows 7 antes de que el soporte a XP termine”, dice Steve Kleynhans, vicepresidente de investigación de Gartner. “Las organizaciones que despojen a sus usuarios de Windows XP a finales del 2012 evitarán problemas potenciales muy significantes.”

2.       Empezar a Trabajar en Proyectos de Migración desde ahora – Las organizaciones típicas requieren de 12 a 18 meses de espera, pruebas y planeación antes de que puedan iniciar el despliegue de un nuevo cliente de SO. Hay mucho trabajo por hacer en cuanto a la preparación,  y los retrasos al momento de iniciar los proyectos solamente generarán más costos agregados al final.

3.       No espere que el SP1 de Windows 7 sea Probado y Desplegado – Muchas organizaciones dicen que planean esperar hasta que el SP1 inicie sus pruebas y se despliegue en nuevos clientes de SO. Los analistas de Gartner sugieren empezar a trabajar en ello desde ahora (especialmente si las compañías se han saltado Windows Vista) e iniciar la planeación a SP1 antes de que esta realmente llegue.

4.       No se salte Windows 7 – Gartner categoriza a Windows 7 como una liberación “pulida” en sus cambios de arquitectura comparada con las liberaciones “de plomería” que Vista generó. Los analistas de Gartner dicen que las actualizaciones pulidas nunca deben de ser saltadas. Para Michael Silver, vicepresidente y analista distinguido de Gartner, “Mientras las organizaciones que se saltaron a Windows 2000 y esperaron a XP tenían algunos problemas que resolver, las organizaciones que adoptaron Windows 2000 y trataron de saltarse a Windows XP, esperando a Vista, tuvieron muchos más problemas.”

5.       Presupueste cuidadosamente – Los costos de las migraciones pueden ser significantes – El modelo de Gartner muestra que los costos de migración podrían ser más o menos de $1,035 a $1,930 por usuario para mudarlo de Windows XP a Windows 7, y de $339 a $510 por usuario para moverlo de Vista a Windows 7 dependiendo de las estrategias de la empresa.

Ya sea que una actualización a Windows 7 sea o no inevitable para su organización, es casi garantizado que en algún momento usted tendrá que administrar una migración de SO mayor. Cuando usted tenga que enfrentar dicha batalla, hay algunos aspectos clave que usted necesitará para asegurar el éxito.

Equipándose para el Éxito en la Migración

Una cosa en la que todo el mundo está de acuerdo es que usted necesita “tener el panorama de su empresa” antes de planear la migración de SO. Si usted no tiene una vista integral de su ambiente TI actual desde el inicio, es imposible estimar acertadamente el tiempo y esfuerzo requerido para completar la tarea. Antes de embarcarse en una migración a Windows 7, es imperativo contar con las herramientas necesarias en su lugar para planear, desplegar, rastrear y reportar a lo largo de toda la jornada.

Para tomar el control y administrar una campaña de migración a Windows 7, usted necesitará:

1.       Realizar un reconocimiento: Tomar el inventario de su hardware TI y crear un mapa integral de su ambiente TI.

2.       Crear un plan de ataque: Determinar cual hardware y software necesita usted actualizar, reemplazar, retirar, re contratar, y demás de modo que todo sea compatible con Windows 7. También diseñar un plan de presentación pública y una línea de tiempo la cuál causará la menor cantidad de rupturas en los usuarios.

3.       Instruir a los Encargados: Crear y presentar reportes claramente delineando las actualizaciones requeridas antes de la migración, el tiempo y el presupuesto requerido para actualizar y renovar, y cuales usuarios se verán afectados y cuando. Usted también necesitará producir reportes del progreso regular y actualizaciones para los participantes durante todo el proceso.

4.       Alentar a sus Tropas: No importa que tan fácil sea la migración, usted tendrá llamadas inevitablemente de usuarios que necesitan ayuda para utilizar las nuevas características y que no puedan ya acceder a aplicaciones no compatibles. Usted necesita asegurar que el servicio correcto y las herramientas junto con el equipo de trabajo estén siempre en su lugar para manejar un posible incremento de las solicitudes y dudas entrantes.

5.       Despliegue: Utilice herramientas de despliegue probadas y reales para desplegar Windows 7, con un tiempo mínimo requerido por su equipo de trabajo y una menor cantidad de interrupciones a los usuarios.

1. Realizar un reconocimiento

De manera no sorprendente, una consideración importante que debe de tomarse en cuenta para cualquier actualización son los costos. Para obtener una imagen acertada del tiempo y el presupuesto requeridos para migrarse a Windows 7, usted debe factorizar las necesidades de actualizaciones antes de la migración y de adquisición de nuevo hardware.

Para soportar Windows 7 una PC debe de contar con:

• Un procesador de 1 gigahertz (GHz), de 32 bits (x86) o de 64 bits (x64)
• 1 gigabyte (GB) de RAM (para 32-bits) o 2 GB de RAM (para 64-bits)
• 16 GB disponibles de espacio en disco duro (32-bits) o 20 GB (64-bits)
• Dispositivo de gráficos DirectX® 9 con WDDM 1.0 o un driver más reciente

Checar manualmente cada escritorio para comprobar todos estos requerimientos puede ser casi imposible, especialmente si su organización tiene numerosos escritorios abarcando múltiples ubicaciones. Una solución de descubrimiento automatizado de activos reducirá significativamente el tiempo y recursos requeridos para identificar las PCs no compatibles. Una buena herramienta de descubrimiento le permitirá buscar rápidamente todas las computadoras que entren en ciertos parámetros específicos: menos de 1 GB de RAM y/o menos de 16 GB disponibles de espacio en el disco, por ejemplo. Esto le permite inmediatamente producir un reporte detallando cuantas PCs necesitan ser actualizadas o reemplazadas, y estima el número de recursos requeridos para realizarlo.

Esta operación también hace un inventario de las licencias de software y determina cuales pueden ser actualizados, reutilizados o terminados. No hay razón para perder el tiempo migrando aplicaciones obsoletas o fuera de tiempo, esto le sirve para tomar la oportunidad para que su ambiente se deshaga de estos elementos.

Utilice esta fase de descubrimiento para mirar más a fondo en sus licencias de Microsoft para recapturar el dinero perdido en duplicar o eliminar licencias, e identificar los problemas con la no compatibilidad del software potencialmente costoso. Verificando quien se encuentra usando cual aplicación y que tan frecuentemente, usted no solamente puede optimizar la utilización del software, sino también identificar las aplicaciones que podrían no están más disponibles o que no funcionen una vez que Windows 7 sea desplegado. Así después usted podrá alertar a los usuarios que no tendrán más acceso a su software no compatible y que necesitarán solicitar acceso a ciertas aplicaciones después de la migración.

2. Crear un Plan de Ataque

Una vez que usted tenga una imagen integral de su panorama TI, usted puede crear fácilmente un “mapa del camino” para una migración sencilla. Su plan incluirá muy seguramente un número de fases de migración o ciclos, determinados ya sea por ubicaciones, unidades de negocios, tipo de equipo, roles, etc. Tome en cuenta la información que le brinda su herramienta de descubrimiento de activos, como los requerimientos de pre migración y los patrones de utilización para crear planes de despliegue más eficientes y menos interruptores. Por ejemplo, usted podría querer iniciar su despliegue en las ubicaciones de Ohio, porque en esta se necesitan el menor número de actualizaciones pre migratorias en las PCs. O usted podría querer poner al departamento de Recursos Humanos al final de la línea del tiempo porque estos se encuentran utilizando un número de aplicaciones incompatibles en las cuales usted necesita realizar primeramente una transición.

Una herramienta de despliegue efectivo le permitirá utilizar grupos de dispositivos dinámicos basados en una variedad de parámetros para definir un consorcio de migración específico. Este automáticamente distribuirá paquetes de software a estos grupos en base a un programa el cual hará en fases la migración a lo largo de sus redes.

Utilizar una solución de automatización para controlar completamente el despliegue basado en parámetros precisos y líneas de tiempo le permite desarrollar un plan de despliegue mucho más certero y ágil. Una herramienta que combine el auto descubrimiento y el despliegue reduce significativamente el tiempo requerido  para planear o ejecutar una migración, generándole ahorros significativos y un Retorno de su Inversión mucho más alto para el proyecto en su totalidad.

3. Instruir a los Encargados

Si ya se le ha dado luz verde a la migración a Windows 7, usted seguramente tiene un gran equipo de participantes y patrocinadores ejecutivos involucrados. Ellos esperarán actualizaciones regulares en el estado actual de su panorama TI, progresos comparados con el plan de migración y el impacto a los usuarios.

Esto comienza con la fase de descubrimiento de activos, en donde usted necesitará proveer una imagen clara del hardware y software no compatible para asegurar el financiamiento para las actualizaciones necesarias. Una vez que su plan de despliegue sea aprobado, usted deberá liberar reportes regularmente a sus participantes acerca de cuantas máquinas y usuarios han sido convertidos, barricadas de las fallas encontradas y como el proyecto está siendo rastreado comparado con la línea del tiempo planeada.

Desafortunadamente, desarrollar todos estos resúmenes y paneles de herramientas podría “robar” tiempo del equipo TI para llevar a cabo la migración y continuar dando soporte a los negocios. Por eso es tan importante utilizar una solución de administración de activos con reportes integrados los cuales le proporcionan a usted y a tu equipo de administradores la visibilidad crítica que necesitarán durante todo el proceso. Su herramienta de generación de reportes debería crear y distribuir automáticamente estos reportes para los participantes continuamente, de modo que usted pueda permanecer enfocado en la migración misma.

Además de justificar la inversión de la Migración a Windows 7, los datos capturados en estos reportes pueden ayudar también a demostrar los beneficios “extras” del proyecto. Por ejemplo, usted puede mostrar de qué manera la actualización está permitiendo al equipo de TI retirar las aplicaciones no compatibles de los escritorios de sus usuarios, minimizando la vulnerabilidad de su compañía a programas que puedan contener o invocar ciertos virus. O usted podría ser capaz de demostrar ahorros significantes a través de la eliminación de las licencias de software poco utilizadas.

4. Alentar a sus Tropas

Hasta una migración perfecta causará algunas interrupciones para los usuarios, creando picos en las llamadas y emails para su help o service desk TI. Los usuarios podrían tener preguntas acerca de cómo utilizar las nuevas funciones o características de Windows 7, o podrían estar buscando aplicaciones a las cuales ya no podrán acceder más. Usted necesitará proveer a los usuarios la mayor cantidad de información posible por anticipado y alinear sus recursos de help o service desk con el impacto estimado en los usuarios a través de todo el proceso de migración.

Las fases de Reconocimiento o Ataque le debería de proporcionar una buena referencia acerca de cuáles usuarios se verán afectados y cuando, de este modo usted puede responder a las preguntas proactivamente y esperar con anticipación todas las llamadas pidiendo ayuda. Por ejemplo, su herramienta de descubrimiento podría encontrar que el 50% de sus usuarios se encuentran utilizando iTunes, una aplicación que usted solamente quiere que esté disponible por medio de una solicitud al departamento TI. Usted puede enviar una notificación proactivamente con iTunes encabezando la lista de las aplicaciones ya no disponibles, con instrucciones de cómo solicitarla a través de su catálogo de servicios TI. Esto ayudará a reducir muchas llamadas preguntando “¿En dónde está iTunes?”.

Apalancar las herramientas de auto ayuda dentro de su solución de Administración de Servicios TI (ITSM) también reducirá el impacto en sus departamentos de servicio. Con un acceso sencillo a las Preguntas Frecuentes y a las soluciones de auto ayuda, los usuarios experimentarán una resolución de problemas más ágil y aceptarán de mejor manera los cambios en sus ambientes.

5. Alentar a sus Tropas

Actualizar manualmente cada computadora a Windows 7 generaría un gran consumo de tiempo y de recursos, especialmente si su negocio cuenta con distintas ubicaciones, tipos de sistemas y cambios. Una solución de despliegue automatizada provee el control confiable e integral requerido para un despliegue de SO exitoso. A través de la automatización dinámica e inteligente, una herramienta de despliegue automatizada reducirá los costos, riesgos y labores típicamente asociadas con la distribución y eliminación masiva y con los cambios requeridos en las configuraciones.

Utilizando una herramienta de despliegue automatizada para el despliegue de Windows 7 usted:

• Asegurará un Despliegue Eficaz: Una buena herramienta de despliegue le permite planear, programar y desplegar el nuevo SO en ambientes distribuidos y heterogéneos. Como ya se ha discutido, esta también le permitirá agilizar los despliegues con agrupamientos dinámicos basados en criterios específicos, como en unidades de negocios, departamentos, ubicaciones, usuarios, tipos de sistema y alistamiento de los sistemas.
• Minimizará los Tiempos de Inactividad para los Usuarios Finales: El despliegue programado tomando en cuenta los tiempos de inactividad, el límite de ancho de banda y el despliegue multi difusión asegurará una productividad ininterrumpida del usuario y un flujo de tráfico en las redes durante la migración. Utilizar una solución la cual pueda “despertar” los dispositivos no prendidos le brinda la opción de desplegar el SO en la noche, cuando esto pueda tener un menor impacto en los usuarios. También, una herramienta de despliegue automáticamente invertirá la actualización en caso de que ocurra un error, eliminando pérdidas en la productividad debido a los dispositivos deshabilitados.
• Reducirá la Carga de Trabajo para los Administradores: La mayoría de las organizaciones tienen un amplio vector de datos de configuraciones y permisos para los usuarios en distintos departamentos y niveles. El equipo TI puede ahorrarse horas, e incluso días apalancando la librería de soluciones de despliegue de políticas pre definidas, lo contrario a utilizar un método de configuración manual de cada perfil individual. Más importantemente, una solución de despliegue le permite al TI actualizar las computadoras sin visitas al lugar físico o trabajo por la noche, controlando la migración desde una sola ubicación central durante las horas normales de trabajo. Por último, la herramienta de despliegue le permite al TI rastrear todo el proceso de despliegue de SO y medir los progresos en tiempo real, inmediatamente alertándole  acerca de los problemas y eliminando el tiempo gastado construyendo reportes y actualizaciones.

Una herramienta de despliegue automático le permitirá mejorar el desempeño, seguridad y disponibilidad a lo largo de su organización mientras se migra a Windows 7. Automatizando los procesos de despliegue, usted actualizará de manea sencilla a sus usuarios a Windows 7, mientras elimina el software obsoleto, no autorizando y redundante.

Conclusión

¿Actualizar o no actualizar? El debate seguirá en pie, incluso si la adopción y aceptación de Windows 7 sigue creciendo. Pero para muchas organizaciones, la migración de SO durante el siguiente par de años es inevitable. Si usted está planeando actualizarse a Window 7 durante los siguientes 12-18 meses, ahora es tiempo para empezar la planeación. No importa el tamaño o complejidad de su organización, usted debe resolver los siguientes elementos:

a)      Construir una imagen clara y completa de su panorama TI, tanto de hardware como de software.

b)      Utilizar los datos acerca de sus sistemas y usuarios para diseñar un plan de despliegue más eficiente y menos interruptor.

c)       Defender la iniciativa y asegurar su presupuesto a través de reportes a tiempo real basados en datos, progresos detallados comparándolos con el plan y los beneficios “extra” obtenidos en el proceso.

d)      Llenar las expectativas de los usuarios y rápidamente resolver con comunicaciones claras pre migración y herramientas adecuadas de auto ayuda, además de un equipo de soporte post migración.

e)      Utilizar una solución de automatización del despliegue confiable y robusto, reducir los esfuerzos manuales y minimizar los riesgos.

Estos son los pasos iniciales para recorrer el gran camino para una Migración a Windows 7 exitosa. Siguiendo estas líneas guía, y apalancando lo mejor en las soluciones de automatización, usted puede guiar confiadamente a su organización, no importa cuando usted esté listo para tomar este siguiente reto.

Acerca de los Autores

Umesh Shah

Administrador Senior, Marketing del Producto

Umesh tiene más de 15 años de experiencia en la administración de los servicios de TI incluyendo la administración de operaciones TI, CRM y administración de productos Help/Service Desk. Actualmente dirige los esfuerzos del Marketing del Producto en Numara Software. Investigando detalladamente las necesidades y requerimientos del mercado, además de trabajar con analistas de la industria TI, su equipo brinda la inteligencia en el mercado requerida para asegurar que las estrategias del producto se encuentren alineadas con los requerimientos del mercado. Umesh posee un Bachelor’s Degree en Comercio con un título de nivel Major en Administración de Sistemas de Información y certificaciones en Administración de Productos, Administración de Proyectos  y de ITIL.

Adrienne McAninch

Administrador Senior Del Marketing Del Producto

Adrienne McAninch tiene más de 10 años de experiencia en marketing del producto y ventas TI, enfocado a la Administración de Escritorios y de Windows. A través de las metodologías de marketing de  implementación de los productos clave alineadas con las organizaciones de desarrollo y ventas, ella ha ayudado a numerosas compañías de software a brindar iniciativas de posicionamiento de productos/mensajería y programas de habilitación de ventas a lo largo de las empresas. Adee posee un Bachelor’s Degree en Inglés enfocado a la Escritura Técnica de la Universidad de Wright State y numerosas certificaciones en Administración de Productos y Ventas Basadas en Soluciones.

Acerca de Numara Software

Con más de 55,000 clientes alrededor del mundo. Numara Software es el líder global en brindar soluciones prácticas y flexibles que permitan a las organizaciones TI mejorar sus servicios a los usuarios finales. Nuestra administración de servicios TI integrada y nuestras plataformas de software de administración de Activos TI permiten a las organizaciones automatizar eficientemente una gran variedad de tareas relacionadas con el TI y procesos utilizando soluciones interoperables desde un solo proveedor confiable.

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